Entwickle mit deinem Team klare Meeting-Routinen. So werden eure Meetings kürzer und effektiver.
Das Schöne an Meetings ist - sie können super effektiv sein und wunderbare Ergebnisse zutage fördern. Das Schlimme an Meetings ist, sie können wahnsinnig langweilig sein und negative Resonanzen im Team verstärken. Deswegen ist es super wichtig, richtig gute Meeting-Routinen zu entwickeln. Und aus den Meeting-Routinen Routine-Meetings zu entwickeln. Wenn das jetzt verwirrend klingt, keine Sorge. Schritt 1 bedeutet, sich die Fähigkeit anzueignen, regelmäßig Meetings stattfinden zu lassen. Schritt 2 bedeutet, eine Gewohnheit daraus zu machen und Routinen zu entwickeln.
Dieser Hack zeigt dir, warum es so wichtig ist diese Routinen zu entwickeln und warum du langfristig erfolgreicher mit deinem Team zusammen arbeiten wirst, wenn es dir gelingt.
5 Routine-Meetings die du zu deiner Routine machen solltest:
Tägliches Check-in
1:1 Gespräche
Mitarbeiter:innen-Gespräche
Monatliche Meetings
Ideenfindungstage - Jährliche Teammeetings
Tägliches Check-in
Das Check-in sollte sehr kurz sein. Maximal 5 bis 10 Minuten. Es dient dazu, alle Mitarbeiter:innen zusammen zu holen und kurz zu schauen, wie geht es jedem Einzelnen und was stehen für Besonderheiten an. Worauf ist an diesem Tag besonders zu achten. Das können spezielle Gäste sein, angekündigte Wetterkapriolen, Gerichte die ausverkauft werden müssen oder eine besondere Empfehlung der Bar. Was auch immer es ist, der Check-in ist der Moment, diese Dinge zu kommunizieren und mögliche Fragen aus dem Team zu beantworten.
Wenn es jemandem nicht so gut geht, ist das der Moment, ihm/ ihr eine:n andere:n Mitarbeiter:in für diesen Tag zur Seite zu stellen. Ein:e feste:r Ansprechpartner:in, der/ die an diesem Tag in streßigen oder komplizierten Situationen Hilfe leisten kann.
2. 1:1 Gespräche
Diese Form der Gespräche sollte nicht immer nur dann stattfinden, wenn es Ärger oder Probleme gibt. Du steigerst die Motivation in deinem Team kontinuierlich, wenn du regelmäßig Anerkennung aussprichst. (Versuche, nicht zu loben oder zu tadeln, damit erhebst du dich über den/ die Andere:n) Sprich anerkennend über die Leistungen oder Entwicklungen, die du beobachtet hast. Hinterfrage die Motivation dazu. Vielleicht erkennst du in diesem Momenten das Potenzial, diese:n Mitarbeiter:in mit anderweitigen Aufgaben betrauen zu können.
Nutze für diese Gespräche nicht unvorbereitet die Pause deiner Mitarbeiter:innen, sondern vereinbare zeitlich begrenzte Termine. Egal ob positives oder negatives Feedback im Mittelpunkt der Gespräche steht, deine Mitarbeiter:innen brauchen Zeit, um sich mental auf die Gespräche vorbereiten zu können.
3. Mitarbeiter:innen-Gespräche
Diese Gespräche sollten einmal jährlich stattfinden und in deiner Jahresplanung fest integriert sein. In diesen Gesprächen geht es um grundsätzliche Fragen. Es geht um die Stellung im Team und im Unternehmen, um die Rolle die ein:e Mitarbeiterin einnimmt. Es geht um persönliche und finanzielle Perspektiven.
Lege dir für jede:n Mitarbeiter:in eine “Mappe” an und mach dir im Laufe des Jahres Notizen. Dann fällt dir die Vorbereitung der Gespräche leichter und fühlt sich nicht so schwer an.
Nutze diese Gesprächen auch immer für Austausch über Privates. Familie, Hobbies oder auch Sorgen. Mach dir auch dazu Notizen und komm bei späteren 1:1 Gesprächen gegebenenfalls darauf zurück. Das stärkt das Vertrauen und die Verbindung untereinander.
4. Monatliche Meetings
Monatliche Meetings dienen einem grundsätzlichen Update aller Mitarbeiter:innen. Nutze diese Meetings nicht für Personal-Planungs-Fragen. Das ist verschenkte Zeit und langweilt alle, die nichts damit zu tun haben. Diese Meetings sind dafür da, wichtige Punkte der Planung für den kommenden Monat zu besprechen, Fragen im Team zu klären, Neuerungen einzuführen und das Team zu schulen.
Bereite diese Meetings gut vor und entwickle mit deinem Team gemeinsam einen Ablaufplan der zu Euch passt. Begrenze das Meeting auf maximal 2 Stunden. Sorge dafür, dass ihr pünktlich starten und enden könnt. Meetings die immer wieder überzogen werden sorgen für Frust und Langeweile.
Begrenze Redebeiträge im Vorfeld zeitlich und stoppe so Vielredner:innen. Sorge dafür, das zu den wichtigen Themen Jede:r zu Wort kommt. Dann fallen schüchterne Mitarbeiter:innen nicht hinten runter und wissen im Vorfeld, dass sie auf jeden Fall zu Wort kommen werden und können sich darauf vorbereiten.
5. Ideenfindungstage - Jährliche Teammeetings
Nutze diesen einen Tag im Jahr ganz besonders intensiv. Du hast mit diesem einen Meeting eine ganz besondere Chance, einen ganzheitlichen Blick auf dein Team zu werfen und in eine persönliche Beziehung mit jedem/ jeder Einzelnen zu treten. Das sind die großen Momente. Das ganze Team ist zusammen, es herrscht ausgelassene Stimmung, keine:r muss arbeiten - Freizeit! In diesen Augenblicken liegt super viel Potenzial. Alle lassen sich fallen, sind bereit sich zu öffnen - nutze diese Momente, um für dein Team und dein Unternehmen neue Impulse zu generieren.
Sorge dafür, dass diese Tage einmalig schön werden. Wenn du selber nicht in der Lage bist, einen solchen Event zu kreieren, dann hol´ dir Hilfe. Achte darauf, dass dieser Tag ganz euch gehört und jeder gehört wird. Die besten Ideen entstehen in Momenten wie diesen.
Diese Dinge solltest du bei der Planung von Meetings grundsätzlich beachten:
Definiere Ablauf, Zeitaufwand und Themen des Meetings im Vorfeld.
Informiere deine Mitarbeiter:innen rechtzeitig, wenn sie zu einzelnen Themen Stellung beziehen sollen und gib ihnen Zeit, sich vorzubereiten.
Je besser ein Meeting vorbereitet ist, um so effektiver wird es.
Versuche, für deine Meetings eine Jahresplanung zu machen und so thematische Schwerpunkte zu setzen. Überlege dir: “Was willst du am Ende des Jahres mit deinem Team erreicht haben?” Brich´ diese Überlegungen runter auf Etappenziele und verteile diese auf die monatlichen Meetings. Hilfreich für solch eine Planung ist ein Saison-Planer, mit dem du Feier- und Gedenktage, Saisonale Besonderheiten und wichtige Veranstaltungen im Blick hast. Hier kannst du dir meinen Gastro-Saison-Planer kostenfrei herunterladen:
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